روابط عمومی آئینه عملکرد سازمان

روابط عمومی یک حرفه مدیریتی است که از توانایی ارتباطی خویش و تا آنجا که امکان دارد از وسایل ارتباط جمعی برای ایجاد و بالا بردن امتیاز سازمان بهره می گیرد. مدیران موفق مدیرانی هستند که روابط عمومی قوی تری داشته باشند .

برای بهره گیری از تاثیرگذاری رسانه ای ، روابط عمومی باید پیامی را که توسط آن رسانه قابل قبول می باشد برای آن رسانه تهیه کند که این پیام می تواند برای عامه مردم جالب توجه باشد .

مدیر روابط عمومی پیام های خویش را به شکل های اخبار ، اعلان ( آگهی ) ، خدمات عمومی یا به وسیله سایر روش هایی که در ارتباط با رسانه ها شکل می گیرند ، به مخاطبان انتقال می دهد .

یک روابط عمومی کارآمد با استفاده از یارانه می تواند در مبادی ورودی سازمان به بسیاری از نیازهای اطلاعاتی ارباط رجوع پاسخ داده و به شکل صحیح آنان را هدایت کند .

بی تردید ، ایفای این نقش از روابط عمومی ، آن را در کمک به تامین رضایت مردم از نظام اداری کشور ، ارائه چهره مثبت از سازمان و جلوگیری از اطلاف وقت ارباب رجوع یاری می دهد .

روابط عمومی در دنیا و ایران

اصطلاح روابط عمومی (     ( Public Relation     برای نخستین بار در ایالات متحده آمریکا و در نوشته های اداره « اتحادیه راه آهن ایالات متحده آمریکا » بکار برده شد و در دهه اول قرن بیستم ، نخستین دفاتر روابط عمومی در موسسات این کشور ایجاد گردید .

« Ivy Ledbtter Lee   » را " پدر روابط عمومی " در جهان می نامند . در ایران برای نخستین بار ، توسط پرفسور حمید نطقی " پدر روابط عمومی ایران " فکر تاسیس واحدی با شرح وظایف روابط عمومی و ارتباطات در « شرکت نفت ایران » پدیدار شد .

تعریف روابط عمومی

روابط عمومی بخشی از وظایف مدیریت سازمان است ، عملی است ممتد ، مداوم و طرح ریزی شده که از طریق آن ، افراد سازمانها می کوشند تا تفاهم و پشتیبانی کسانی را که با آنها سروکار دارند بدست آورند . ( انجمن جهانی روابط عمومی ماه می 1960 )

 

جایگاه روابط عمومی در سازمان

زمانی می توان از روابط عمومی ها انتظار ایفای نقش های ارتباطی و راهبردی را داشت که جایگاه مناسب و شایسته ای در تشکیلات سازمان به آن اختصاص یافته باشد در سازمانهایی که واحد روابط عمومی در جدول سازمانی بلافاصله زیر نظر مدیر عالی سازمان قرار دارد نشان دهنده توجه به روابط عمومی به عنوان یک عضو راهبردی است . توصیه متخصصان این است که اگر بخواهیم روابط عمومی نقش راهبردی در سازمان داشته باشد ، لازم است ضمن در نظر گرفتن جایگاهی مناسب در ساختار سازمانی برای این واحد و شرایط احراز شغلی مناسب با مدیران ارشد سازمان ، آنان را در طرح ریزی های راهبردی سازمان مستقیما دخالت دهیم . دیگر اینکه بهتر است تمام خدمات تخصصی مورد نیاز واحد روابط عمومی در داخل یک واحد سازمانی قرار گیرد و مسئولیت اصلی همه این اقدامات به عهده مدیر یا مسئول روابط عمومی می باشد .

روابط عمومی ؛ استراتژیست کارآمد سازمان 

دنیای امروز بدون هیچ شبهه ای پذیرفته است که روابط عمومی در سطوح استراتژیک و عالی سازمان قرار دارد و جایگاه کارگزار روابط عمومی در درون تیم رهبری سازمان و یا هیات مدیره سازمان و یا شرکت است ، چرا که اصولا و ذاتا روابط عمومی یک مدیریت استراتژیک است و یا در مدیریت استراتژیک سازمان ، نقش اساسی دارد . حتی در جوامع فرا صنعتی ، عالی ترین مدیران سازمان ها از میان کارگزاران روابط عمومی انتخاب می شوند و این با تئوری مهارت های ادراکی ، انسانی و فنی مدیران و سطوح مختلف مدیریت سازگاری دارد .

نقش های روابط عمومی در سازمان

روابط عمومی بعنوان طراح و مشاور در امور ارتباطات اجتماعی سازمانی و ترسیم چگونگی تعامل بامخاطبان انسانی ، منبع و مبدع ایده ، بر پایه روشها و متدهای علمی و تجربی است تا با صرف زمان و هزینه ای کمتر مدیران بتوانند نتایج بهتر و بادوام تری را چه در کوتاه مدت و چه در بلند مدت بدست آورند .

روابط عمومی نقش های گوناگونی را در جایگاه های متفاوت و شرایط متمایز از یکدیگر ایفا می کند که عمده فعالیت آن در دو نقش قابل تفکیک یعنی ارتباطات درون سازمانی و ارتباطات برون سازمانی که از میان سایر نقش ها نمایانتر و مهمتر است ارزیابی نمود .

روابط عمومی با تشخیص شرایط و امکانات بیرونی و پیوند آنها با امکانات درون سازمانی می تواند ارتباط سازمان را با بیرون آن بدرستی برقرار سازد که با آشنایی با توانائی ها و کاستی های سازمان مسیر اصلی فعالیت را ترسیم نموده و از هدر رفت منابع مادی و زمان برای پرداختن به سایر مسائل غیر لازم جلوگیری می نماید .

 

وظایف اساسی روابط عمومی

1-     ایجاد حسن رابطه بین کارکنان و مسئولین

2-     برقراری ارتباط متقابل بین سازمان و مردم و جلب همکاری

3-     ایجاد محیط مناسب برای رشد فضایل اخلاقی کارکنان

4-     شناخت افکار عمومی و جلب رضایت آن نسبت به سازمان

5-     نظارت و ارزیابی فعالیت ها و اعمال نتایج حاصل در برنامه ها

6-     طراحی و برنامه ریزی برای ارتقاء کیفیت خدمات

7-     نقد و بررسی بازتاب فعالیت های سازمان در نظر قشرهای مختلف مردم

8-     ترغیب کارکنان به مشارکت هرچه موثرتر در بهبود امور سازمانی

9-     اجرای نظام پیشنهادها برای سنجش افکار عمومی از طریق نقطه نظرات کارکنان و مراجعین

 

عملکرد روابط عمومی در بخش فرهنگی ـ تبلیغی

-         انتشار نشریه داخلی و برون سازمانی سازمان

-         پوشش تبلیغی ساختمانها و فضاهای عمومی و محوطه ها

-         راه اندازی اتاق انتظارات سازمان

-         توزیع اطلاعات در قالب آموزش ، آموزش به مردم و مخاطبان

-    ایجاد ارتباط با مطبوعات ، رادیو و تلویزیون و خبرگزاری ها و بهره برداری بهینه از آنها برای اطلاع رسانی به مردم

-         برگذاری مصاحبه با وسایل ارتباط جمعی

-    تنظیم متن آگهی ها برای انتشار در جراید و مجلات و رادیو و تلویزیون به منظور افزایش شهرت و اعتبار سازمان

-    تولید و سفارش ساخت آگهی های تلویزیونی و فیلم و تیزرهای مورد نیاز برای تبلیغ عملکرد و مستند سازی سازمان

-         تهیه عکس ، اسلاید و فیلم از فعالیت های سازمان و ایجاد آرشیو سمعی و بصری

 

 

 

         

 

در حال حاضر اینترنت جایگاه فوق العادهای در بین وسایل ارتباطات اجتماعی پیدا کرده است که هر روزه هزاران پرسش و پاسخ به وسیله سایت های اینترنتی جواب داده می شود . شناور بودن انسان در فضای سایبر با توزیع و تولید اطلاعات و داده ها در تولید علم و فکر ، ارزش واقعی و والای خود را پیدا کرده است و به عصری که انقلاب ارتباطات و انفجار اطلاعات تعبیر شده ، معنا بخشیده است .

مهندسی علوم ارتباطات اجتماعی با استفاده از فضای سایبری در اطلاع رسانی و اطلاع یابی ، با رویکرد جدید دنبال تبدیل نگاه حاکمانه به نگاه خادمانه و اصل مشتری گرایی و جلب رضایت خدمت گیرندگان می باشد تا با آهنگی سریع تر برای دست یافتن به آموخته های تجربی و دانش مغز و در نهایت افزایش اعتماد عمومی به پیش رود .

امید داریم تا با ارتقاء سیستم های آموزشی و اجرایی ، تحول پذیری در سال جهاد اقتصادی را نظاره بنشینبم . انشاا...