توصیه هایی مهم برای کسانی که در اجرای صحیح کارهای خود با مشکل مواجه هستند.
اکتشافات، قانون هایی هستند که با هدف کمک به حل مسایل به وجود آمده اند. هنگامی که مسأله ای، بزرگ و پیچیده است و ارایه راه حلی بهینه برای آن دشوار، به کارگیریاکتشافات به شما این امکان را می دهد تا به راه حلی درست دست یابید. اگرچه نمیتوانید یک تصویر ذهنی مشخصی از کل راه داشته باشید. فرض کنید هدف شما، بالا رفتن ورسیدن به قله کوه است، اما هیچ کسی پیشقدم نشده تا بتوانید به دنبال او حرکت کنید.
مثالی از یک اکتشاف: مستقیم به سمت قله حرکت کنید تا وقتی که به یک مانع برخوردکنید و نتوانید از آن عبور نمایید. هر وقت شما به چنین موانعی برخورد می کنید یک دور به سمت راست می چرخید تا بتوانید از آن عبور کرده و دوباره به مسیر مستقیم به سمت قله حرکت کنید. این هوشمندترین و جامع ترین روش اکتشاف نیست، اما در بسیاری ازموارد کمک می کند و شما را در نهایت به قله می رساند. روش های اکتشافی، ضامن رسیدن به راه حل های بهینه نیستند بلکه نیروی حاصل از این روش ها می توانند در مواقع تردید، راه بن بست را برایتان باز کنند و شما را به انجام کاری وادارند.
هنگامی که شما دست به کار می شوید، هم زمان راه حل های ممکن را هم کشف می کنید و فهم شما را از آن مسأله بیشتر می کند. به بیان دیگر در مورد آن، دانش و آگاهی بهدست آورده و می توانید روش های متناسب با آن را برگزینید تا به راه حل برسید. اینروش برای کارهایی که نیاز به خلاقیت دارند از قبیل توسعه نرم افزاری، کاربرد بیشتریدارد. روش های اکتشافی کاربردهای عملی بسیار زیادی دارند، از جمله در بهره وری شخص.
روش های اکتشافی، بهره وری قانون های رفتاری هستند (بعضی از آنها عمومی اند و بعضی وابسته به موقعیت) که به ما کمک می کنند تا کارها را مؤثرتر انجام دهیم. تعدادی ازاین روش ها در اینجا آورده شده اند:
1. حذف کردن: مؤثرترین راه برای انجام یک وظیفه یا کار، حذف کردن مواردی است که نیازی به انجام آنها نیست، آنها را از لیست خود حذف کنید.
2. اهداف روزانه: عدم تمرکز، منجر به حواس پرتی خواهد شد. برای هر روز از قبل اهدافی معین کنید. تصمیم بگیرید چه کار باید انجام دهید و سپس آن را انجام دهید.
3. اول سخت ترین ها: برای غلبه بر به تعویق افتادن کارها، اول کارهایی را انجام دهید که علاقه چندانی به انجام آن ندارید، آنها را به آخر وقت موکول نکنید، انجام کارهای سخت در اولین ساعات روز موجب افزایش بهره وری خواهد شد.
4. ساعات اوج: ساعات اوج بهره ور بودن خود را شناسایی کنید و کارهای بسیار مهم خودرا برای آن زمان ها برنامه ریزی کنید. امور غیرضروری را در زمان های دیگر انجام دهید.
5. اوقات بدون وقفه: اوقات بدون وقفه خود را برای انجام کارهایی اختصاص دهید که نیاز به تمرکز بیشتری دارند، کارهای باوقفه و سبک را در زمان های دیگر انجام دهید.
6. رخدادهای مهم: وقتی شروع به انجام کاری کردید هدفی را که باید در پایان به آن برسید از قبل مشخص کنید. برای مثال اگر روی کتابی کار می کنید تا وقتی که 1000 کلمه از آن را ننوشته اید از جای خود بلند نشوید. به اهداف خود هر طور شده، دست پیداکنید.
7. جعبه زمان: برای خود زمان معینی مشخص کنید. مثلاً 30 دقیقه، نگران نباشید کهچقدر از آن زمان عقب مانده اید تلاش کنید.
8. دسته بندی کردن: کارهای مشابه را یکجا دسته بندی کنید و آنها را با هم در در یکبازه زمانی معین به اتمام برسانید.
9. سحرخیزی: صبح زود مثلاً ساعت 5 بیدار شوید، مستقیم سر کار خود بروید و امور مهمرا انجام دهید. در این صورت قبل از ساعت 8 اکثر امور مهم شما انجام شده است.
10. سکوت: یک لپ تاپ همراه خود داشته باشید تا بتوانید به مکان های آرام از قبیل کتابخانه، پارک و... بروید، با این کار تمرکز شما بیشتر خواهد شد.
11. سرعت: سرعتتان را بیشتر کنید. سعی کنید کمی سریع تر از روزهای معمول حرکت کنید،سریع تر صحبت کنید، سریع تر راه بروید، سریع تر تایپ کنید و سریع تر بخوانید وزودتر به خانه برگردید.
12. آرامش: استرس خود را از طریق فراهم کردن محیطی آرام و بدون تنش، کاهش دهید.
13. برنامه کاری: یک برنامه کاری مشخص از قبل تهیه کنید. با تهیه این برنامهاثربخشی جلسات شما و هم چنین تمرکزتان بیشتر می شود.
14. اصل پارتو: قانون 20ـ80 می گوید 80 درصد از ارزش یک عمل از 20 درصد تلاش و زحمتبه دست می آید. بنابراین انرژی خود را روی 20 درصد متمرکز کنید.
15. دستیابی به اهداف زودهنگام: با انجام کارها بلافاصله پس از تعیین هدف، از به تعویق افتادن آنها جلوگیری کنید. حتی اگر کارتان از قبل به طور کامل برنامه ریزینشده است می توانید آنها را حین انجام، مرتب و برنامه ریزی کنید.
16. آمادگی: هنگامی که احساس کردید اطلاعات لازم را برای تصمیم گیری دارید، در عرض 60 ثانیه تصمیم نهایی را اتخاذ کرده و یک دقیقه برای اعمال تغییرات احتمالی فرصت داده و در عرض یک ثانیه تمام چیزهایی را که لازم دارید تصور کنید و به یک انتخاب درست برسید.
17. محدودیت زمانی: برای انجام کامل کار، یک محدویت زمانی تعیین کنید و آن را بهعنوان محور کار خود قرار داده و از آن تجاوز نکنید.
18. تعهد: تعهدات خود را به دیگران نیز بگویید، چرا که آنها به شما کمک خواهند کردتا شما خودتان را مسئول حس کنید.
19. سر وقت: هر کاری که می خواهید انجام دهید، طبق برنامه و سر وقت انجام دهید.
20. مطالعه: با مطالعه کردن، وقت های خالی خود را از قبیل منتظر ماندن برای ملاقاتو ایستادن در صف پر کنید.
21. به تصویر کشیدن: به محض تعیین کردن هدف، آن را در ذهن خود به تصویر بکشید. چنانچه چیزی را در ذهن خود واقعی فرض کنید به زودی در واقعیت هم آن را خواهید دید.
22. جایزه: برای موفقیت های خود جوایزی در نظر بگیرید. یک فیلم ببینید یا یک روزخود را در پارکی مفرح بگذرانید.
23. تقسیم: کارهای بسیار مهم را جدا کنید، مواردی که ضروری تر و فوری ترند، اولانجام دهید، کارهای غیرضروری را به بعد موکول کنید.
24. استمرار: در پایان روز کاری خود، اولین کاری را که باید روز بعد انجام دهید،مشخص کنید و ملزومات آن را از پیش فراهم آورید.
25. برش به قطعات کوچک: پروژه های پیچیده و بزرگ را به واحدهای کوچک تر و قابل تعریف تر تبدیل کنید. تمام تمرکز و حواس خود را روی انجام فقط یکی از آنها قراردهید.
26. انجام کامل یک کار: هنگامی که شروع به کاری کردید تا به اتمام رساندن کامل آن،به کار دیگری مشغول نشوید. وسط یک کار به کار دیگری دست نزنید. هنگامی که در حین کار با چیزهایی مواجه شدید که برای انجام امور بعدی به آنها احتیاج دارید، آنها را یادداشت کنید تا بعداً مورد بررسی قرار دهید.
27. انتخاب تصادفی: یک قسمت از یک پروژه بزرگ را به طور تصادفی انتخاب کنید و آن را تا انتها به اتمام برسانید.
28. ارزیابی: هر چند وقت یک بار عملکرد خود را ارزیابی کرده و نقاط ضعف و قوت خود را شناسایی کنید.
29. سی روز: یک عادت جدید را که به آن علاقه مندید، در خود شکل دهید و به مدت سی روز به آن پایبند باشید، به تعهد موقتی خیلی آسان تر از تعهد دایمی می توان پایبندبود.
30. محول کردن: اگر کارهای متفاوتی در دست انجام دارید، چند مورد را به فرد دیگری محول کنید.
31. مشارکت در کارهای مختلف: به کلاس ها و جاهای مختلف سر بزنید و ایده های جدید رایادداشت کنید، شرکت در زمینه های مختلف کاری می تواند اثربخشی عملکرد را افزایش دهد.
32. حس درونی: به حس درونی خود توجه کنید ممکن است صحیح باشد.
33. بهینه سازی: روش هایی را که اغلب اوقات به کار می گیرید شناسایی کنید و آنها را مرحله به مرحله بنویسید. سپس آنها را دوباره روی ورق بیاورید، این بار به ترتیب اثربخشی آنها، روش های بهبود یافته را تست کنید و آنها را به کار گیرید.