شرح وظایف وتشکیلات روابط عمومی

   با بررسی تعاریف مربوط به روابط عمومی، می توان گفت که مهمترین وظیفه روابط عمومی،شناخت افکار عمومی و نفوذ در آن برای جلب رضایت افکار عمومی از سازمان است که هم در درون سازمان و هم در بیرون از سازمان دنبال می شود. بی تردید،این وظیفه، در قالب مجموعه ای از فعالیتهای ارتباطی صورت می گیرید که تحت عناوین نسبتاً ثابتی شامل ارتباط با رسانه ها و سازمانها، ارتباط مردمی، پژوهش، آموزش، برنامه ریزی، انتشارات، امور  فرهنگی  و  نمایشگاهها،  سنجش  افکار  و پشتیبانی  از آنها یاد می شود.

شرح  وظایف  :

الف ) ارتباطات

 ب ) امور فرهنگی و نمایشگاهها

 ج ) انتشارات

 د ) سنجش افکار

 و ) آموزش ، پژوهش و برنامه ریزی

 

 الف ) ارتباطات

• سیاستگذاری،برنامه ریزی و کاربرد شیوه ها و برنامه های مناسب برای انعکاس اهداف،سیاستها، فعالیتها، برنامه ها، کارکردها  و مواضع سازمان به مخاطبان، رسانه ها و جامعه؛

·       گرد آوری، جمع بندی و تحلیل نظرها و دیدگاههای مردم، نخبگان و رسانه ها در زمینه فعالیتهای سازمان و ارایه آن به مدیریت؛

·       تلاش برای تقویت هر چه بیشتر روحیه تفاهم بین کارکنان و مدیران و همیت سازمانی و زمینه سازی برای برقراری ارتباطات بین آنان؛

·       اعلان مواضع سازمان؛

·       عضویت و شرکت در جلسه های مهم سازمان به منظور آگاهی از سیاستها، خط مشی ها، برنامه ها و روند فعالیتها ونیز آگاهی از نتایج سایر نشستها و گردهم آیی ها و جلسه ها؛

• تدوین " تقویم جامع ارتباطات سازمانی" در قالب ملاقاتها و بازدیدهای مسئولان سازمان با شخصیتهای حقیقی و حقوقی،کارکنان و اقشار مختلف مردم با هدف تداوم و گسترش اصولی و تلطیف روابط و تنظیم افکار عمومی؛

·       تدارک تمهیدات و اقدامات لازم برای راهنمایی ارباب رجوع و تسهیل دسترسی به مراکز و مسئولان سازمان؛

·       برنامه ریزی و اطلاع رسانی به مردم درباره عملکرد سازمان به انگیزه تنویر افکار عمومی؛

·       تدوین برنامه سالانه مصاحبه های مسئولان سازمان با مطبوعات متناسب با اولویتهای سازمانی و نیازهای افکار عمومی؛

·       تهیه و تنظیم اطلاعات پایه ای از سازمان برای ارایه به مراجعان و میهمانان سازمان به زبانهای مختلف؛

·       ایجاد ارتباط احسن با مطبوعات، رادیو، تلویزیون و خبرگزاری های رسمی جمهوری اسلامی و بهره برداری بهینه از آنها برای اطلاع رسانی به مردم.

ب) امور فرهنگی و نمایشگاهها

·       مشارکت در برگزاری سمینارها و گردهم آیی های تخصصی و عمومی درون سازمانی؛

·       پوشش تبلیغی ساختمانها و فضاهای عمومی سازمان در تعظیم ایام و مناسبتهای ویژه؛

·       تدوین و اجرای طرح جامع تبلیغات برای فضاسازی فرهنگی، تبلیغی در ساختمانها و محوطه ها؛

·       مدیریت نمایشگاهها (سالانه ، دایمی و ...) در خارج و داخل سازمان با همکاری و مشارکت مراکز مربوط؛

·       طراحی و تولید هدایای تبلیغاتی برای اهدا به مخاطبان (متناسب با سلایق و علایق قشرها)؛

·       تهیه، تدوین و اجرای نظامنامه و تقویم مراسم داخل سازمان؛

·       راه اندازی و اداره موزه و اتاق افتخارات سازمان؛

·       ترتیب دادن برنامه های بازدید کارکنان از طرحهای شاخص سازمان؛

·       تولید و سفارش ساخت آگهی های تلویزیونی (تیزر) و فیلمهای مورد نیاز برای تبلیغ عملکرد و مستندسازی سازمان؛

·       همکاری با فرهنگسراها به منظور توسعه فرهنگ سازمان با برگزاری جشنواره عکس، نقاشی و مقاله نویسی بین دانش آموزان درباره سازمان.

ج) انتشارات

·       تدوین کتب، جزوهها و تهیه مواد انتشاراتی به منظور معرفی سازمان؛

·       گردآوری و نشر اطلاعات و اخبار و گزارشهای مربوط به سیاستها، فعالیتها، طرحها و برنامه ها با شیوهها و قالبهای موثر و مناسب؛

·       طراحی، تنظیم و تدوین نظامنامه اشتراک، تأمین و توزیع نشریات و مطبوعات برون سازمانی و نظارت بر حسن اجرای آن؛

·       تدوین و انتشار خلاصه عملکرد سالانه سازمان برای ارایه به افکار عمومی؛

·       گردآوری و تولید مجموعههای موردی و ادواری به صورت موضوعی در قلمروهای موردنیاز مدیران و کارکنان سازمان با استفاده از منابع مختلف از جمله مطبوعات کشور و همکاری با سایر حوزه ها در انتشار این موارد؛

·       انتشار نشریه داخلی و برون سازمانی سازمان؛

·       نظارت بر نحوه انتشار نشریات در سازمان.

د)سنجش افکار

·       تهیه گزارش‌های تحلیلی ادواری (هفتگی/ ماهانه/ فصلی/ سالانه) از افکار عمومی داخل و خارج از سازمان برای ارایه به مدیریت؛

·       نقد و بررسی و تحلیل بازتاب فعالیت‌های سازمان در نظر اقشار مردم بویژه نخبگان، رسانه‌ها و دستگاه‌ها از یکسو و مدیران و کارکنان از سوی دیگر و ارایه گزارش آن به مدیریت؛

·       سنجش افکار عمومی درون‌سازمانی به منظور بازاریابی مسائل و ارایه راه‌کارهای مناسب به مدیریت؛

·       طراحی و اجرای نظام گردآوری پیشنهادهای کارکنان به منظور ترغیب کارکنان به مشارکت هرچه موثرتر در بهبود جریان امور سازمان؛

·       تحلیل محتوای مطبوعات به صورت ماهانه، فصلی و سالانه و ارایه نتایج آن به مدیریت.

 و) آموزش، پژوهش و برنامه‌ریزی

·       تهیه گزارش‌های عملکرد دوره‌ای از فعالیت‌های روابط‌عمومی؛

·       نوآوری، خلاقیت و طراحی فعالیت‌های جدید در قلمرو وظایف روابط‌ عمومی؛

·       نظارت و ارزیابی فعالیت‌ها و اعمال نتایج حاصل در برنامه‌ها و فعالیت‌های آتی؛

·       تهیه و تدوین برنامه و بودجه سالانه؛

·       برنامه‌ریزی، برآورد و پیگیری برای دریافت اعتبارات مورد نیاز روابط عمومی بر اساس برنامه عمل سالانه؛

·       طراحی و برنامه‌ریزی برای ارتقای کلیه اموری که به رشد کمی و کیفی ارتباط و همدلی بین سازمان و مردم و دستگاه‌ها و مدیران و کارکنان با یکدیگر بیانجامد؛

·       شرکت دادن کارکنان در دوره‌های آموزشی متناسب با فعالیت‌های آنان؛

·       برنامه‌ریزی و اجرای دوره‌های آموزشی کوتاه‌مدت و مقطع‌دار روابط‌ عمومی؛

·       برگزاری همایش آموزشی برای آشنایی کارکنان روابط‌عمومی با جدیدترین دستاوردهای علوم ارتباطات و روابط ‌عمومی؛

• سیاستگزاری، هدایت و نظارت بر عملکرد واحدهای تابعه روابط‌ عمومی.