شرح وظایف وتشکیلات روابط عمومی

   با بررسی تعاریف مربوط به روابط عمومی، می توان گفت که مهمترین وظیفه روابط عمومی،شناخت افکار عمومی و نفوذ در آن برای جلب رضایت افکار عمومی از سازمان است که هم در درون سازمان و هم در بیرون از سازمان دنبال می شود. بی تردید،این وظیفه، در قالب مجموعه ای از فعالیتهای ارتباطی صورت می گیرید که تحت عناوین نسبتاً ثابتی شامل ارتباط با رسانه ها و سازمانها، ارتباط مردمی، پژوهش، آموزش، برنامه ریزی، انتشارات، امور  فرهنگی  و  نمایشگاهها،  سنجش  افکار  و پشتیبانی  از آنها یاد می شود.

شرح  وظایف  :

الف ) ارتباطات

 ب ) امور فرهنگی و نمایشگاهها

 ج ) انتشارات

 د ) سنجش افکار

 و ) آموزش ، پژوهش و برنامه ریزی

 الف ) ارتباطات

• سیاستگذاری،برنامه ریزی و کاربرد شیوه ها و برنامه های مناسب برای انعکاس اهداف،سیاستها، فعالیتها، برنامه ها، کارکردها  و مواضع سازمان به مخاطبان، رسانه ها و جامعه؛

·       گرد آوری، جمع بندی و تحلیل نظرها و دیدگاههای مردم، نخبگان و رسانه ها در زمینه فعالیتهای سازمان و ارایه آن به مدیریت؛

·       تلاش برای تقویت هر چه بیشتر روحیه تفاهم بین کارکنان و مدیران و همیت سازمانی و زمینه سازی برای برقراری ارتباطات بین آنان؛

·       اعلان مواضع سازمان؛

·       عضویت و شرکت در جلسه های مهم سازمان به منظور آگاهی از سیاستها، خط مشی ها، برنامه ها و روند فعالیتها ونیز آگاهی از نتایج سایر نشستها و گردهم آیی ها و جلسه ها؛

• تدوین " تقویم جامع ارتباطات سازمانی" در قالب ملاقاتها و بازدیدهای مسئولان سازمان با شخصیتهای حقیقی و حقوقی،کارکنان و اقشار مختلف مردم با هدف تداوم و گسترش اصولی و تلطیف روابط و تنظیم افکار عمومی؛

·       تدارک تمهیدات و اقدامات لازم برای راهنمایی ارباب رجوع و تسهیل دسترسی به مراکز و مسئولان سازمان؛

·       برنامه ریزی و اطلاع رسانی به مردم درباره عملکرد سازمان به انگیزه تنویر افکار عمومی؛

·       تدوین برنامه سالانه مصاحبه های مسئولان سازمان با مطبوعات متناسب با اولویتهای سازمانی و نیازهای افکار عمومی؛

·       تهیه و تنظیم اطلاعات پایه ای از سازمان برای ارایه به مراجعان و میهمانان سازمان به زبانهای مختلف؛

·       ایجاد ارتباط احسن با مطبوعات، رادیو، تلویزیون و خبرگزاری های رسمی جمهوری اسلامی و بهره برداری بهینه از آنها برای اطلاع رسانی به مردم.

ب) امور فرهنگی و نمایشگاهها

·       مشارکت در برگزاری سمینارها و گردهم آیی های تخصصی و عمومی درون سازمانی؛

·       پوشش تبلیغی ساختمانها و فضاهای عمومی سازمان در تعظیم ایام و مناسبتهای ویژه؛

·       تدوین و اجرای طرح جامع تبلیغات برای فضاسازی فرهنگی، تبلیغی در ساختمانها و محوطه ها؛

·       مدیریت نمایشگاهها (سالانه ، دایمی و ...) در خارج و داخل سازمان با همکاری و مشارکت مراکز مربوط؛

·       طراحی و تولید هدایای تبلیغاتی برای اهدا به مخاطبان (متناسب با سلایق و علایق قشرها)؛

·       تهیه، تدوین و اجرای نظامنامه و تقویم مراسم داخل سازمان؛

·       راه اندازی و اداره موزه و اتاق افتخارات سازمان؛

·       ترتیب دادن برنامه های بازدید کارکنان از طرحهای شاخص سازمان؛

·       تولید و سفارش ساخت آگهی های تلویزیونی (تیزر) و فیلمهای مورد نیاز برای تبلیغ عملکرد و مستندسازی سازمان؛

·       همکاری با فرهنگسراها به منظور توسعه فرهنگ سازمان با برگزاری جشنواره عکس، نقاشی و مقاله نویسی بین دانش آموزان درباره سازمان.

ج) انتشارات

·       تدوین کتب، جزوهها و تهیه مواد انتشاراتی به منظور معرفی سازمان؛

·       گردآوری و نشر اطلاعات و اخبار و گزارشهای مربوط به سیاستها، فعالیتها، طرحها و برنامه ها با شیوهها و قالبهای موثر و مناسب؛

·       طراحی، تنظیم و تدوین نظامنامه اشتراک، تأمین و توزیع نشریات و مطبوعات برون سازمانی و نظارت بر حسن اجرای آن؛

·       تدوین و انتشار خلاصه عملکرد سالانه سازمان برای ارایه به افکار عمومی؛

·       گردآوری و تولید مجموعههای موردی و ادواری به صورت موضوعی در قلمروهای موردنیاز مدیران و کارکنان سازمان با استفاده از منابع مختلف از جمله مطبوعات کشور و همکاری با سایر حوزه ها در انتشار این موارد؛

·       انتشار نشریه داخلی و برون سازمانی سازمان؛

·       نظارت بر نحوه انتشار نشریات در سازمان.

د)سنجش افکار

·       تهیه گزارش‌های تحلیلی ادواری (هفتگی/ ماهانه/ فصلی/ سالانه) از افکار عمومی داخل و خارج از سازمان برای ارایه به مدیریت؛

·       نقد و بررسی و تحلیل بازتاب فعالیت‌های سازمان در نظر اقشار مردم بویژه نخبگان، رسانه‌ها و دستگاه‌ها از یکسو و مدیران و کارکنان از سوی دیگر و ارایه گزارش آن به مدیریت؛

·       سنجش افکار عمومی درون‌سازمانی به منظور بازاریابی مسائل و ارایه راه‌کارهای مناسب به مدیریت؛

·       طراحی و اجرای نظام گردآوری پیشنهادهای کارکنان به منظور ترغیب کارکنان به مشارکت هرچه موثرتر در بهبود جریان امور سازمان؛

·       تحلیل محتوای مطبوعات به صورت ماهانه، فصلی و سالانه و ارایه نتایج آن به مدیریت.

 و) آموزش، پژوهش و برنامه‌ریزی

·       تهیه گزارش‌های عملکرد دوره‌ای از فعالیت‌های روابط‌عمومی؛

·       نوآوری، خلاقیت و طراحی فعالیت‌های جدید در قلمرو وظایف روابط‌ عمومی؛

·       نظارت و ارزیابی فعالیت‌ها و اعمال نتایج حاصل در برنامه‌ها و فعالیت‌های آتی؛

·       تهیه و تدوین برنامه و بودجه سالانه؛

·       برنامه‌ریزی، برآورد و پیگیری برای دریافت اعتبارات مورد نیاز روابط عمومی بر اساس برنامه عمل سالانه؛

·       طراحی و برنامه‌ریزی برای ارتقای کلیه اموری که به رشد کمی و کیفی ارتباط و همدلی بین سازمان و مردم و دستگاه‌ها و مدیران و کارکنان با یکدیگر بیانجامد؛

·       شرکت دادن کارکنان در دوره‌های آموزشی متناسب با فعالیت‌های آنان؛

·       برنامه‌ریزی و اجرای دوره‌های آموزشی کوتاه‌مدت و مقطع‌دار روابط‌ عمومی؛

·       برگزاری همایش آموزشی برای آشنایی کارکنان روابط‌عمومی با جدیدترین دستاوردهای علوم ارتباطات و روابط ‌عمومی؛

• سیاستگزاری، هدایت و نظارت بر عملکرد واحدهای تابعه روابط‌ عمومی.

نقش روابط عمومی

   نزدیک به یکصد سال از پیدایش روابط عمومی ها در جهان می گذرد.حدود 800 تعریف متفاوت از روابط عمومی اظهار شده است.

روابط عمومی یک نیاز همگانی است. روابط عمومی در پی بهره مندی از افکار عمومی برای اصلاح رفتار سازمانی است.

   کارکردهای روابط عمومی شامل : قدرت بیان، فن خطابه، مدافعه، مذاکره، برقراری صلح، مشاوره و جمع آوری هوش و خرد می باشد.روابط عمومی به عنوان یک مشاور، نقش رایزنی را برای مدیریت ایفا می کند. این پدیده مانند نیروی الکتریسیته عمل می کند. پدیده ای که اختراع شده است و از آن نمی توان چشم پوشید. کاربر روابط عمومی یکی از ابعاد ضروری فرایند فعالیت های گوناگون مدرن است که در سده بیستم و بیست و یکم شکل دموکراتیک بیشتری را به خود گرفته است.

روابط عمومی به سن تکلیف رسیده یک سازمان برای ادامه زندگی و موفقیت، نیازمند آن است که علت وجودی خود را بشناساند و تا جایی که میسر است، این اطمینان را بدهد که تمامی  گروههای   اجتماعی   که   با  آنان به  شکلی  استراتژیک  درگیر  است، در این  راستا  گام  بر می دارند.بنابراین ایجاد ارتباطی موثر و روشن درباره هدف مورد نظر، در درون و بیرون از سازمان از اهمیت قابل ملاحظه ای برخوردار است و این مهم به عهده روابط عمومی می باشد.

   روابط عمومی در کشور ما پیشینه ای 50 ساله دارد فلسفه بوجود آمدن دانشی به نام روابط عمومی این بود که دولتها به این فکر افتادند تا مقداری از بودجه کشور را صرف امور مردمی کنند و به این ترتیب نخستین  نهادهای  روابط  عمومی در جهان دیده گشود و امروز ما شاهد رشد سریع این پدیده در جهان می باشیم بطوریکه برخی از کشورها بخشی از بودجه خود را به روابط عمومی اختصاص می دهند.

   یکی از راههای آشنایی مدیران با افکار و دیدگاههای کارکنان سازمان خود روابط عمومی است که بر اساس آن می تواند برای ایجاد فضایی صمیمانه و سالم تصمیمات جدی و کارآمد بگیرد. از سوی دیگر روابط عمومی باید عملکرد مدیران را به گوش کارکنان برساند و در ایجاد جوی بدون شایعات و بدبینی تلاش نماید. رساندن پیام مدیران از طریق روابط عمومی به کارکنان از پیدایی هر گونه داوری های غیر اصولی جلوگیری می کند. در عصر ارتباطات روابط عمومی ها نقش و جایگاه حساس و ویژه ای دارد و این نهادها نباید از تغییرات پرشتاب امروزی به دور باشند.

   وظیفه اصلی روابط عمومی ها ایجاد ارتباط درون سازمانی و برون سازمانی است. در واقع روابط عمومی پلی است میان کارکنان و مدیران یک سازمان تا پیشنهادهای کارکنان در زمینه بهینه سازی روابط انسانی را به مدیریت انتقال دهد.

   روابط عمومی اصلی ترین حلقه ارتباطی بین سازمانها و کارکنان است. روابط عمومی می تواند با رسانه های گروهی ارتباط مداوم داشته باشد و از طریق آنها به وظیفه دو سویه خود جامه عمل بپوشاند. از طرفی مشکلات اقتصادی و اجتماعی سازمان خود را بدون تعصب و شفاف در رسانه ها منعکس کند و از طرف دیگر مشکلات کارکنان را از طریق همین رسانه ها به گوش مسؤولان برساند می توان گفت که در درون روابط عمومی ارزش هایی نهفته وجود دارد که عمدتا به آنها توجه خاصی نشده است و به این خاطر کار روابط عمومی در بسیاری از سازمانها به تبلیغات محدود شده است که کمتر به تفاهم و ارتباط دو سویه پرداخته اند. یکی از کارشناسان  روابط عمومی می گوید: شفاف کردن مسائل جامعه و حمایت از منافع مردم ، بخشی از رسالت یک کارگزار روابط عمومی است.

چگونگی معاشرت با مردم

امام علی سلام الله علیه:

خالِطُواالنّاسَ‏ مُخالَطَةً إن مِتُّم مَعَها بَکَوا عَلَیکُم، وإن عِشتُم حَنّواإلَیکُم.

با مردم چنان معاشرت کنید که اگر بمیرید بر شما بگریند و اگر زنده باشید [ وغایبشوید] مشتاق دیدن شما باشند.

نهجالبلاغه : حکمت 10 / دانشنامه امیر المؤمنین : ج4 ص 368